Administração de condomínios é um negócio que está relacionado à conveniência, comodidade e bem-estar. Com a crescente urbanização do Brasil, viver em condomínios horizontais e verticais passou a ser uma tendência natural para otimizar os espaços da malha urbana. Tornou-se complexo administrar esses condomínios e a amplitude de problemas que fazem parte da sua rotina diária. A terceirização desses serviços passou a ser uma realidade para minimizar a quantidade de problemas de ordem legal, contábil e fiscal, o que exige maior profissionalização e melhoria na qualidade dos serviços prestados à comunidade. Afinal, para uma parcela importante da população, o imóvel se constitui no patrimônio de maior valor. E tudo o que o condomínio fizer terá reflexo, direta ou indiretamente, na valorização ou não deste patrimônio.Uma empresa de administração de condomínios pode se dedicar à administração de condomínios residenciais, comerciais ou industriais. Serviços envolvidos: - Administração; - Contabilidade; - Assessoria jurídica; - Auditoria; - Consultoria administrativa e financeira; - Consultoria tributária, fiscal, trabalhista e contábil;- Gestão de conflitos; Serviços específicos: - Constituição do condomínio – assembleias, atas, registros, etc; - Elaboração de previsão orçamentária; - Cobrança de valores mensais dos condôminos – fixos e extras; - Emissão de boletos de cobrança para pagamento na rede bancária; - Manutenção de cadastros dos condôminos;- Demonstrativo de receitas e despesas de cada unidade do condomínio; - Administração de pessoal - funcionários e prestadores de serviços; -Assessoria para manutenção, reformas e serviços em geral; -Controle de vencimento de seguros e renovações de apólices; -Elaboração de relatórios de inadimplentes; -Representação do condomínio perante órgãos da administração pública e outras instituições; -Elaboração da 4 Idéias de Negócios - administracao-de-condominios contabilidade do condomínio; -Pagamentos e recebimentos diversos; -Organização de assembleias – editais e assessoria geral; -Emissão de relatórios fiscais, contábeis e de pessoal; -Assessoria legal para a manutenção da ordem;- Guarda e atualização dos documentos do condomínio; -Outros serviços, de acordo com a necessidade dos clientes. A Administradora deve contar com parcerias contábil, financeira, jurídica e de engenharia, pois necessitará de serviços especializados nessas áreas para agregar em suas atividades. Ao contratarem uma empresa especializada, os condôminos podem desfrutar dos seguintes benefícios, entre outros: - Serviços mais adequados às necessidades dos moradores; - Menor nível de inadimplência;- Empregados mais qualificados;- Condomínio com baixo risco diante de penalizações legais;- Orçamento que reflete a realidade do condomínio;- Fim de cotas extras inesperadas;- Imóveis mais valorizados;- Menor consumo de água e energia;- Equipamentos com maior capacidade de utilização e menor gasto de manutenção;- Preservação da história do condomínio.
A administração de um condomínio pode ser comparada ao gerenciamento de uma empresa. Para lidar com toda a burocracia que envolve a manutenção do empreendimento, os síndicos podem contar com o serviço de uma administradora ou administrador de condomínios.
Diferença entre síndico e administrador de condomínio
A contratação de uma empresa administradora ou de um administrador autônomo não substitui o trabalho do síndico no condomínio. Nessas situações, o síndico deixa de ter um papel de gestor direto e se torna um misto de supervisor e chefe. Ainda é ele quem dá as ordens à administradora e busca garantir que todos os serviços sejam executados conforme o contrato, a legislação e as normas internas do condomínio. Desse modo, o profissional continua sendo essencial para a gestão condominial.
Com a presença da administradora, é possível que o síndico possa se dedicar a outras funções do mandato, como buscar melhorias para os moradores ou formas de diminuir o valor das cotas condominiais.
No entanto, é essencial destacarmos que não cabe à administradora tomar decisões pelo condomínio, pois esse papel é único e exclusivo do síndico. Segundo o Art. 1.348 do Código Civil, o síndico é o responsável direto pelo condomínio, podendo responder civil e criminalmente por problemas na gestão. Desta forma, existe uma responsabilidade solidária entre condomínio e administradora.
Isso significa que, em casos de má gestão, ambas entidades podem ser responsabilizadas judicialmente. Na maioria dos casos, o primeiro a responder pelos erros é o síndico. Em seguida, é posta à prova a responsabilidade civil da administradora do condomínio.
Quanto cobra uma administradora de condomínio
Os preços cobrados por administradoras de condomínio variam conforme uma série de especificidades, como:
Tamanho do condomínio;Número de funcionários contratados;Quantidade de unidades;Localização do condomínio;Valor da despesa mensal do condomínio.
É convencional que o preço de uma administradora se baseie nos gastos do condomínio. Assim, a taxa de administração de condomínio custa de 3% a 7% do valor das despesas condominiais. Logo, um condomínio que tem gastos mensais de R$ 40 mil, deve pagar à administradora um valor entre R$ 1,2 mil a R$ 2,8 mil.
Por outro lado, também existe a possibilidade de contratar um administrador de condomínio autônomo para cuidar de todas as demandas administrativas do condomínio. Nesse caso, a remuneração é diferente visto que o profissional é apenas um. Conforme dados de empresas de desenvolvimento de carreiras, o salário de um administrador de condomínio pode variar entre R$ 1.750 e R$ 3,840.
O que faz uma administradora de condominíos?
Em resumo, administradoras de condomínios são responsáveis pela gestão financeira, administrativa e dos recursos humanos do empreendimento. Essas tarefas podem ser divididas em três funções: principais, secundárias e eventuais. Entenda melhor cada uma delas:
Administradora de condomínio: função principal
Basicamente, a função principal de uma administradora de condomínios é auxiliar o síndico nas tarefas diárias. Por exemplo:
Elaboração da folha de pagamento dos funcionários;Emissão de boletos de pagamento da taxa condominial;Organização da pasta de prestação de contas;Realização do demonstrativo de receitas e despesas de condomínio;Assessoria antes e depois de reuniões de assembleia geral;Gerenciamento dos encargos previdenciários mensais;Gerenciamento do fundo de reserva e do fundo de obras;Cuidar das contas ordinárias do condomínio;Além disso, a administração é responsável por manejar a conta pool, quando houver.
Além de suporte às atividades administrativas, também é papel da administradora fornecer orientação sobre os aspectos legais de cada setor: administrativo, financeiro e trabalhista.
Administradora de condomínio: funções secundárias
Já as funções secundárias são todas aquelas que fazem parte da rotina do condomínio, mas não ocorrem com tanta frequência. Ou seja, são imprevisíveis ou não têm data para ocorrer. Alguns exemplos são:
Emissão de circulares para os condôminos;Aplicação e cobrança de advertências e multas;Oferecer orientação quanto a dúvidas e solicitações dos moradores;Redação de editais de convocação para reuniões do condomínio;Assessoria jurídica na elaboração ou modificação da convenção e regimento interno do condomínio.
Administradora de condomínio: funções eventuais
Por fim, as atividades eventuais de uma administradora de condomínio são aquelas que não exigem tanto conhecimento técnico. Em geral, são questões que podem ser realizadas diretamente pelo síndico, sem muitas complicações.
Normalmente, essas outras atividades eventuais são adicionais. Isso quer dizer que elas podem ser incluídas ou não no contrato de prestação de serviço. Desse modo, essas demais funções das administradores podem representar um custo extra ao condomínio. São elas:
Cadastro de condôminos;Organização e realização de assembleias de condomínio;Criação e envio da ata condominial;Entrega de alguns tributos, como RAIS e DIRF;Pesquisa de orçamento para obras e reformas no condomínio;Gerenciamento do seguro condominial e contra incêndio;Seleção e treinamento de funcionários contratados.
Vantagens e desvantagens de contratar uma administradora de condomínio
Agora que você já compreende qual o papel da administradora, pode estar se perguntando: será que realmente vale a pena contratar uma empresa para cuidar da administração do condomínio? Para ajudar você a tomar essa decisão, montamos uma relação com as vantagens e desvantagens de contratar uma administradora de condomínios. Confira:
Vantagens:
Tira-se um peso do trabalho do síndico, deixando-o livre para voltar a atenção para outras demandas;Recebe-se auxílio especializado para cuidar de questões burocráticas, contábeis e jurídicas;A administradora pode facilitar o controle da inadimplência no condomínio.
Desvantagens:
É mais um gasto mensal para o condomínio;Há um controle menor sobre a administração e as contas do condomínio, especialmente quando é utilizada conta pool;O condomínio fica a mercê da boa-fé da administradora, podendo sofrer com fraudes ou desvios de dinheiro.
Caso o condomínio tenha interesse em fazer a autoadministração, é importante que o síndico e o conselho fiscal informem-se sobre como cuidar do empreendimento de forma independente. Nesses casos, é importante que o condomínio busque métodos para facilitar a administração do condomínio. Uma boa saída é investir em softwares de gestão condominial.
Tipos de gestão com administradoras de condomínio
Ao fechar contrato com uma administradora de condomínio, além de conferir os valores, é preciso compreender os tipos de gestão oferecidos. Cada empresa pode oferecer um diferente leque de opções para gestão condominial. Mas os mais tradicionais são:
Gestão completa: a administradora é responsável por todo o gerenciamento administrativo do condomínio. Desde a realização de assembleias de condomínio até questões mais penosas. Nesses casos, o papel do síndico é apenas fiscalizar o andamento das tarefas realizadas pela administradora do condomínio.
Cogestão: é quando a administração é realizada pelo condomínio com auxílio de profissionais externos, como uma administradora. Nesses casos, a maioria das atividades administrativas são realizadas internamente, pelo síndico ou conselheiros. Porém, a ajuda externa vem para colaborar na execução das partes burocráticas, como folha de pagamento, emissão de boletos e pagamento de encargos. Essa prática permite que a taxa da administradora sejam mais barata do que no caso de uma gestão completa.Para finalizar, é fundamental relembrar que a contratação de uma administradora de condomínio deve ser feita com cautela. Ao escolher uma prestadora de serviço, não se deixe influenciar pelos preços mais baratos. O síndico precisa fazer uma boa pesquisa, investigar os precedentes da empresa e também pedir indicações de outros síndicos.